La conservazione sostitutiva equipara, sotto certe condizioni, i documenti cartacei con quelli elettronici e dovrebbe permettere ad aziende e all’amministrazione pubblica di risparmiare sui costi di stampa, di stoccaggio e di archiviazione. Il risparmio è particolarmente alto per la documentazione che deve essere, a norma di legge, conservata per più anni.
Conservare digitalmente significa sostituire i documenti cartacei, che per legge alcuni soggetti giuridici sono tenuti a conservare, con l’equivalente documento in formato digitale che viene “bloccato” nella forma, contenuto e tempo attraverso la firma digitale e la marca temporale. È infatti la tecnologia della firma digitale che permette di dare la paternità e rendere immodificabile un documento informatico, affiancata poi dalla marcatura temporale permette di datare in modo certo il documento digitale prodotto.
Secondo il Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri del 3 dicembre 2013 “Regole tecniche per la conservazione dei documenti informatici” si considerano documenti informatici, sia i documenti nativi digitali, prodotti mediante appositi programmi (PDF, PDF/a, TIFF, XML, ecc.), sia documenti cartacei, resi digitali tramite processo di acquisizione informatica (scannerizzazione, foto, ecc.).
