iShareDoc | Conservazione sostitutiva
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Conservazione sostitutiva

Con iShareDoc puoi conservare i documenti dalla Mail e PEC, dal documentale e dal Workflow
La conservazione sostitutiva è una procedura legale/informatica regolamentata dalla legge italiana, in grado di garantire nel tempo la validità legale di un documento informatico, inteso come una rappresentazione di atti o fatti e dati su un supporto sia esso cartaceo o informatico (delibera CNIPA 11/2004).

La conservazione sostitutiva equipara, sotto certe condizioni, i documenti cartacei con quelli elettronici e dovrebbe permettere ad aziende e all’amministrazione pubblica di risparmiare sui costi di stampa, di stoccaggio e di archiviazione. Il risparmio è particolarmente alto per la documentazione che deve essere, a norma di legge, conservata per più anni.

Conservare digitalmente significa sostituire i documenti cartacei, che per legge alcuni soggetti giuridici sono tenuti a conservare, con l’equivalente documento in formato digitale che viene “bloccato” nella forma, contenuto e tempo attraverso la firma digitale e la marca temporale. È infatti la tecnologia della firma digitale che permette di dare la paternità e rendere immodificabile un documento informatico, affiancata poi dalla marcatura temporale permette di datare in modo certo il documento digitale prodotto.

Secondo il Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri del 3 dicembre 2013 “Regole tecniche per la conservazione dei documenti informatici” si considerano documenti informatici, sia i documenti nativi digitali, prodotti mediante appositi programmi (PDF, PDF/a, TIFF, XML, ecc.), sia documenti cartacei, resi digitali tramite processo di acquisizione informatica (scannerizzazione, foto, ecc.).

iShareDoc gestisce la conservazione dei documenti informatici integrandosi con i principali player di mercato in materia di conservazione sostitutiva, aggiungendo le potenzialità del potente workflow documentale di cui è nativamente dotato che consente di disegnare flussi documentali aziendali personalizzati e di automatizzare il processo di invio in conservazione. Un esempio tipico è la ricezione della fatturazione elettronica per la PA, in cui il workflow del protocollo informatico riconosce automaticamente le fatture provenienti da SDI, le protocolla, le sottopone all’ufficio amministrativo di competenza, e in caso di approvazione provvede automaticamente a data conferma a SDI e ad inviarle alla conservazione sostitutiva azzerando completamente errori da parte dell’operatore.