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iShareDoc | Protocollo Informatico
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Protocollo Informatico

Il Protocollo Informatico più evoluto che tua abbia mai visto
Il legislatore definisce protocollo informatizzato come “l’insieme delle risorse di calcolo, degli apparati, delle reti di comunicazione e delle procedure informatiche utilizzati dalle amministrazioni per la gestione dei documenti”, ovvero, tutte le risorse tecnologiche necessarie alla realizzazione di un sistema automatico per la gestione elettronica dei flussi documentali.
 

Con il protocollo informatico iShareDoc si può sapere quando un documento è arrivato, chi l’ha spedito e viceversa quando è stato inviato e a chi. Con la funzione di interoperabilità è possibile scambiare automaticamente i protocolli tra i differenti sistemi di protocollo informatico delle Pubbliche Amministrazioni. Sono previste le funzioni di classificazione, non solo in funzione all’oggetto, ed è inoltre possibile ottenere la reportistica, per esempio sul tempo che intercorre tra la registrazione e la classificazione, sui segmenti procedurali in ritardo, può essere individuata una sofferenza temporale e conoscere quanti sono gli atti elaborati dai singoli elementi dell’unità organizzativa, consentendo quindi di rimodulare i carichi di lavoro.

Nel protocollo informatico iShareDoc ci sono molte altre funzionalità connesse alla ricerca, all’identificazione dell’ufficio di assegnazione e all’ufficio che lavora il documento. C’è inoltre la possibilità di accludere il fascicolo, virtuale, naturalmente e sono comprese tutte le funzioni di scambio delle informazioni e di ricerca che il protocollo cartaceo non consente. Con la protocollazione massiva è possibile gestire facilmente gli inviti a gare via PEC e superando il limite dei 50mb degli allegati.

La protocollazione iShareDoc non è una funzione a sé stante e non è la segnatura sul foglio con il numero progressivo, ma è l’inizio di un procedimento amministrativo: si protocollano tutti i documenti che hanno un contenuto di procedimento e pertanto deve trattarsi di una funzione diffusa. Non ha senso l’esistenza di uffici di protocollo; si protocolla all’interno dell’unità organizzativa, magari affidando a una persona l’incarico di protocollare – questo non è escluso – eliminando comunque i tempi di attesa che si avevano con il passaggio del documento bollato dall’ufficio di protocollo a quello di competenza.

iShareDoc è sviluppato in base alle indicazioni emanate da DigitPA (ex Cnipa) per l’adozione di un sistema di protocollo informatico da parte delle Pubbliche Amministrazioni, ciò̀ nonostante è adeguato anche alle esigenze delle aziende private che vogliono introdurre nella propria organizzazione una corretta gestione dei flussi documentali.

Funzionalità Principali del Protocollo Informatico

  • Protocollo

    • Numerazione di protocollo
    • Interoperabilità PA
    • Segnatura di protocollo
    • Registro di emergenza
    • Protocollazione massiva
    • Annullamento di protocollo
    • Stampa del registro di protocollo
    • Assegnazione per competenza e conoscenza

  • Documentale

    • Gestione riservatezza contenuti
    • Titolario archivistico
    • Fascicolazione archivistica
    • Motore di ricerca

  • Workflow

    • Tracciatura delle attività e degli iter
    • Motore di workflow BPMN 2.0

  • Generale

    • Gestione di rubrica multiple interne ed esterne
    • Firma digitale
    • Posta Elettronica Certificata
    • Conservazione sostitutiva
    • Stampa etichette con barcode
    • Acquisizione singole e massive da scanner
    • Operazioni massive
    • Reportistica ed estrazione dati