Protocollo Informatico

Con il protocollo informatico iShareDoc si può sapere quando un documento è arrivato, chi l’ha spedito e viceversa quando è stato inviato e a chi. Con la funzione di interoperabilità è possibile scambiare automaticamente i protocolli tra i differenti sistemi di protocollo informatico delle Pubbliche Amministrazioni. Sono previste le funzioni di classificazione, non solo in funzione all’oggetto, ed è inoltre possibile ottenere la reportistica, per esempio sul tempo che intercorre tra la registrazione e la classificazione, sui segmenti procedurali in ritardo, può essere individuata una sofferenza temporale e conoscere quanti sono gli atti elaborati dai singoli elementi dell’unità organizzativa, consentendo quindi di rimodulare i carichi di lavoro.

La protocollazione iShareDoc non è una funzione a sé stante e non è la segnatura sul foglio con il numero progressivo, ma è l’inizio di un procedimento amministrativo: si protocollano tutti i documenti che hanno un contenuto di procedimento e pertanto deve trattarsi di una funzione diffusa. Non ha senso l’esistenza di uffici di protocollo; si protocolla all’interno dell’unità organizzativa, magari affidando a una persona l’incarico di protocollare – questo non è escluso – eliminando comunque i tempi di attesa che si avevano con il passaggio del documento bollato dall’ufficio di protocollo a quello di competenza.

iShareDoc è sviluppato in base alle indicazioni emanate da DigitPA (ex Cnipa) per l’adozione di un sistema di protocollo informatico da parte delle Pubbliche Amministrazioni, ciò̀ nonostante è adeguato anche alle esigenze delle aziende private che vogliono introdurre nella propria organizzazione una corretta gestione dei flussi documentali.